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ヘタノヨコズキ

ライフハックと手帳、ときどきうさぎとフェレット

GTDでタスク管理!〜見極めたタスクを「整理する」編〜

ライフハック 手帳 ブラウニー手帳 自己啓発 GTD

 
のえのGTDお勉強シリーズ、第…何弾ですか?第三弾?
ここまでは「収集」「見極め」についてまとめてきました。

さて、今回は「見極め」た後の「整理」についてまとめていきます。

実は私、この「見極め」と「整理」の区別がイマイチつかず、今までのGTDがうまくいかなかったのはコレの影響が大きかったのかもしれません。
「見極め」についてきちんと読んで理解したら、「見極め」をしないと「整理」に進めないということがよくわかった。

 
説明はちゃんと読みましょうということだね…  
 

「整理する」とは

収集し、見極めたタスクを「適切な場所へ収めていく」こと。
前回披露したGTDフローチャートの外側にあたります。

   

「見極め」では、「すぐやるのか」「いつやるのか」「自分でやることなのか」「資料にするのか」「ゴミにするのか」をひとつひとつの収集したコトについて考えました。

「整理」では、すぐに実行しなかったタスクをカテゴリやコンテキストで振り分けていきます。  
 

必要なもの

「整理」で必要になるものは、「リスト」そして「ファイル」
デジタルでもアナログでも自身に合ったものを使えば良いのですが、私の例も交えてお話してみます。

リスト

確認可能なリマインダーの集合体。
箇条書きにしても良いし、ひとつのタスクに1枚の紙を使うのも可。←でもこれはあんまり実用的ではないかな

Todoリストとか買い物リストとか、おそらく手帳好きさんやライフハック好きさんならもう既にやってる方が多いと思いますが。
難しいことはありません、皆さんが普段作っている「リスト」そのままです。

ファイル

これは資料を保管しておく場所ですね。
クリアファイルに入れてもよし、デジタルを活用してもよし。

私は近頃やたらアナログ思考でなんでも紙ベースで取っておきたい欲が強いんですけど、ネット上にあるものをわざわざプリントするのはやっぱめんどくさいんだわ。
ネット上に転がっていた情報や資料、全て紙にするとかさ張るようなものはEvernoteへ保管しています。

 
 
あと、このアプリも入れておくと便利。

Evernote Scannable

Evernote Scannable

  • Evernote
  • 仕事効率化
  • 無料

紙類を自動で認識してくれるスキャン専用アプリ。
取説からパンフレットまで、このアプリでスキャンしてEvernoteに保存してます。

先日の記事で使った爺の写真も、このアプリで撮ってるよ。

普通のカメラアプリで撮るよりもはるかにキレイに残せる。  
 
ということで、ファイルはデジタルとアナログの両方を活用しています。
とにかく自分がすぐに確認できるような場所へ保管しておけば良いのです。  
 
ちなみに私は元々整理整頓とかできなかった人なんで、紙類をクリアファイルに分けるという小学生でも出来るようなことですらイチから勉強が必要でした…

ということで、今はこの本を片手に時間の空いた時に仕事の書類の整理から始めています。

 
この本の中にファイリング術の章があって、机や引き出しのレイアウトまで解説されていて机がごちゃごちゃだった私涙目。
おかげさまでやっと、会社の机の上はA5の手帳を机に置けるくらいに片付いてきました…
 
 

「整理」の基本カテゴリ

「整理」の際に作るリストは、以下のとおり。

  • プロジェクトリスト
  • プロジェクトの参考資料
  • カレンダーに記入するタスクや予定
  • 次にとるべき行動リスト
  • 連絡待ちリスト
  • 資料
  • いつかやる/たぶんやるリスト

 
タスクをカテゴリーに振り分ける際に注意したいのは、リストが重複しないようにきっちり区別をつけること。
ひとつのタスクを複数のリストに当てはまるようにしてはなりません。

ここが曖昧な状態で振り分けると、この「整理」を行うメリットがなくなってしまうのです。  
 

カレンダーに「やりたいこと」を書いてはならない

私は今まで、手帳に「この日に必ずやること」以外のことまで書いていました。
それは「今やらなくてもいいけどやりたいと思っていること」
つまりTodoリストなんですが…

本によると、カレンダーにTodoリストを作ってはいけないんですって。
それは本当にやらなければならないことに集中できないから、ということだそうで。

カレンダーに書くのは、「その日必ずやらなければいけない」ことだけです。

ただ例外として、例えば「◯月中にやらなければいけない」なんてタスクがある場合はリマインダーとして記入するのはOK、とのこと。
 
 

基本コンテキスト

リストに振り分けたタスクを、更に「場所、道具、人」ごとに分けていきます。

基本コンテキストは

  • @TEL
  • @パソコン
  • @買い物
  • @自宅
  • @会社
  • @連絡待ち
  • @コンテキスト
  • @読む本

 
などなど…

「見極め」ですぐに実行しなかったタスクは「実行待ち」の状態になっています。
いずれカレンダー行きになるかもしれないがまだ日時が決定しないもの、時間ができた時に実行するタスクですね。

これらをリストから更にこうしたコンテキストで分けていくと、確認が容易になります。
どこでやるか、どんな道具が必要か、誰と会った時に実行するか。

例えば前回、私は「欲しいレンズの価格を調べて貯金額を決定する」というタスクを作ったわけですが。
レンズの価格を調べるには…パソコンやスマホが必要になりますよね。
これの場合、「次にとるべき行動の@ネット」てな風になります。
@ネットでも@パソコンでもいいんだけど。

ただ私、基本的に常にパソコンの前にいる人なので@パソコンとか@ネットというコンテキストは使用していません。

コンテキストは、何だって良いんですよ。
自分の都合の良いように設定しちゃえばいいんです。

私なんてだいたい自宅か会社でしか過ごしてませんから、コンテキストは@自宅と@会社だけです。

11月から使用するブラウニー手帳のプロジェクト管理シートは、こんな感じで振り分けました。

偉そうに英語表記。

「次にとるべき行動@自宅」
「次にとるべき行動@会社」
「いつかやること@自宅」
「いつかやること@会社」

ですね。

ちなみにインデックスはポストイットジョーブのものを使用。

 
貼って剥がせて便利なヤツです。

んで。
この各ページの中で、リストを分けています。

連絡待ちと協議事項はコンテキストではなくリストにしました。  
 

まとめ

以上でタスクの「整理」が完了しました。

GTDはこれでお終いかというと、そうではありません。
継続していかなければ意味のないものになってしまいます。

継続して頭がスッキリした状態を保つために、定期的にリストの「更新」を行います。

ということで、次回は「更新」についてまとめたいと思います。

このシリーズ、毎度文字ばっかでしかもダラダラと長くなる…
今回もお付き合いくださり、ありがとうございました〜。

▼GTDシリーズ▼