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ヘタノヨコズキ

ライフハックと手帳、ときどきうさぎとフェレット

GTDでタスク管理!〜システム継続のための「週次レビュー」編〜

ライフハック 自己啓発 GTD

 
のえのGTDお勉強シリーズ第…第4弾?
いよいよ大詰めとなってまいりました。

私自身、こうしてブログに書く用にまとめているうちに新たに「あ!」と気がつくこともあって、GTDの記事書き始めて良かったなあと自画自賛。
しかし他の人たちから見て果たしてここに書いていることがわかりやすいのかどうかはわからない…

 
 
ここまで、「収集」〜「整理」までを行ってきました。
本日は、整理してきたタスクを更新する「週次レビュー」についてまとめていきます。  

 

週次レビューとは

GTDのシステムを最新の状態にすること。
つまり「更新する」ことであります。

収集し、見極め、整理してきたタスク。
カレンダー行きになったタスクはそれで良いですが、「次にとるべき行動」「プロジェクト」等のリスト行きになったタスクは、そのまま放っておいてしまうとリストとしての機能を果たさなくなってしまいます。

それを防ぐために、週に1回を目安にじっくり見直し、更新していきます。
まあ、これ↓全部やるわけです。

   
 
基本は、ここまでやってきたことをもう一度繰り返すだけなんですね。  
 

まずはその1週間で気になったことを「収集」

1週間もすると、新たに気になるあれやこれが頭の中に積もっているはず。
まずはそれらを全てインボックスに吐き出し、頭を空っぽにします。

とにかく徹底的にからっぽにする!
「もう出ない!」ってなるまでやる!

この時点で、収集〜整理までやっちゃいます。  
 

「カレンダー」の見直し

次に、既にカレンダーへ記入してあるものを見直していきます。  
 

過去のカレンダー

だいたい2、3週間前あたりまで見直してみると◎
やり忘れていたことが見つかったり、カレンダーに記入していたメモが後の資料として必要なものであったりします。
資料として必要にならないメモでも、そのメモから新たにやるべきことが見つかることも。  
 

未来のカレンダー

数ヶ月先のところまでザッとチェックし、今後の行動やそのための準備について把握していくことで安心感を得られるということです。
ギリギリになって「あれ忘れてた!」「ああ!まだ何もしていない!」なんてなことも防げるでしょう。←のえ的あるある

この作業のよって新たなタスク、新たなプロジェクトを見つけ出せることもあります。  
 

「次にとるべき行動リスト」の見直し

既に完了したのにそのままになっているタスクはありませんか?
チェックして完了済みにしましょう。

カレンダーに記入するべき予定はありませんか?
あればカレンダーへ移動させましょう。 日時が決まっているわけではないけどリマインダーとしてカレンダーに置いておきたいものがあれば、それも移動させましょう。

やらんでもよくなったようなタスクがあれば、ポイします。  
 

その他、連絡待ちリストなど

他に作っているリストがあれば、そちらも「次にとるべき行動」と同様に処理していきます。
私は連絡待ちや協議事項はコンテキストとして扱っているので、上の「次に取るべき行動」リストの更新のみをしております。  
 

「プロジェクトリスト」の更新

プロジェクトをひとつひとつ見直していきます。
プロジェクトリスト内のタスクがひとつでも「カレンダー」や「次にとるべき行動リスト」に入っているかを確認します。

既に完了したものがないか、連絡待ちになったままになっているものがないか、新しくプロジェクトに追加すべきタスクがないかを確認。  
 

週次レビューのタイミングは?

本でもオススメされていますが、やはり休日前がベストです。
休日に入る前に頭を空っぽにすることで存分に休日を楽しむことができるYO!と。

GTDは「仕事のこともプライベートのことも一緒に」が基本になります。
が、なかなかそうもいかない。

仕事のことは職場でなければできないし、職場でプライベートのことをあれこれ考えるってのもいただけない。
在宅ワークの方ならどちらも一緒にやることは可能だと思いますが、そうでないと両方一緒にやるってのは難しい。

そんなわけで、私は仕事とプライベートのことと一緒にはやっておりません。
だってしょうがないじゃないか、できる環境にないんだもの。  
 
で、別々に行う場合ですが…

お仕事されている方なら、終業前に1〜2時間程度時間を取って行うと余裕があっていいかと思います。
しかしなかなかそんなに時間が取れないことだってあります。
私も突発的な仕事が入ることが多いもんですから、なかなかね…

ということで、私は仕事に関しては毎日終業30分程度前からできるだけ時間を取れるようにして、「週次レビュー」ならぬ「日時レビュー」を行います。
これなら週次レビューよりも短時間で済みますし、なんとなく安心して帰宅することができます。

プライベートなことは、休日のなるべく午前中に時間をたっぷり取ってやってます。
午前中は頭がスッキリしていて捗るんです。
午後は眠たいんです。お昼寝したいんです。

実際にかかる時間は、私の場合だいたい1時間半〜2時間程度ですかね。

先日、お試しで休日前の晩にやってみました。
晩のうちにやってしまえば、休日をもっと休日らしく気楽に過ごせるであろうと思ったからです。
毎晩眠たいもんですから、しっかりやれるかどうか心配でした。

これが案外、うまくいきまして。
このGTD、やってる間は脳みそ使いまくるんですごい疲れるんですけど、全部終わるとやりきった感があってスッキリするんですよね。
で、その晩は寝付きも良く安眠できたという…おお、素晴らしい…!

今後は休日前の晩を利用してやっていきたいと思います。

いつかやることリストは?

いつかやることリストについては、これは週1ペースで更新する必要はないんじゃないかと。
そもそもいつかやることリストに入っているものは、向こう1年の間にやるかやらないかという程度のものなので。

頻繁に見直す必要もないんじゃないかなと思うのです。 月1か、それ以上感覚を開けてもいいんじゃないかなーと。 
 

これで終わり…ではない

こうして週次レビューを繰り返していくわけで、お勉強のまとめはこれでおしまいといえばおしまいなのですが。
もうひとつ、次回に持越したい項目があります。

それは「選択する」です。

例えば「次にとるべき行動」のリストから、いつどんな時にどのタスクを実行するべきなのかということですね。

ということで、週次レビューに関してはこれでおしまい。
文字ばっかになっちゃったよ…
お付き合いくださりありがとうございました〜。  
 

▼GTDお勉強シリーズ▼

 
▼参考▼